Beatrix Jacobsen / Sabine Schöppe

Qualitätsmanagement in der Schule online (Quids)

Erfahrungsbericht von Schuleltern bezüglich des Qualitätsmanagements von Schulen im Süden von Schleswig-Holstein und in Hamburg.

In den letzten Jahren entstanden an den meisten Schulen des Landes Schleswig-Holstein und ebenso in anderen Bundesländern sogenannte “Schulprogramme”. Ein Schulprogramm hat den Sinn, das individuelle Profil der Schule nicht nur nach außen zu präsentieren, sondern aktiv im Inneren weiterzuentwickeln. Hierbei dient das schriftliche Dokument des Schulprogramms als Selbstverpflichtung für das bereits Erreichte und als Plattform für zukünftige Zielvorstellungen. Das sagt sich leichter, als es in die Praxis umsetzbar ist. Denn hier beginnen die Probleme. Die meisten Schulen begnügen sich mit der an sich schon mühevollen Erstellung ihres Schulprogramms. Die Kräfte scheinen bereits verschlissen, wenn die eigentliche Arbeit erst beginnen soll, das ist die Verbesserung der eigenen Leistungen im Sinne eines Qualitätsmanagements.

Qualitätsmanagement in Schulen besteht aus drei Bestandteilen:

1. Analyse der eigenen Ressourcen sowie der eigenen Stärken und Schwächen,

2. Vereinbarung der individuellen Schulvision und ihrer abgeleiteten Teilziele,

3. termin- und sachgerechte Umsetzung der aus den Zielen abgeleiteten Aufgaben

Schon bei der Analyse der eigenen Stärken und Schwächen beginnt unserer Erfahrung nach der Verdruss. Es besteht die Neigung, die eigenen Stärken zu überschätzen, während die Schwächen entweder verschwiegen oder polemisch ausgeschlachtet werden. Da sich niemand gerne die eigenen Schwächen von Kollegen vorhalten lässt, ist der Weg für eine Weiterentwicklung der Schule nicht selten schon zu diesem frühen Zeitpunkt erschwert, wenn nicht sogar verbaut. Abhilfe können dann vielfältige Beratungsangebote schaffen, angefangen von der institutionalisierten Schulberatung über professionelle Organisationsentwicklung bis hin zur psychotherapeutischen Gruppen- oder Einzelberatung. Leicht verständlich, dass unter solchen Umständen der Zeit- und Kostenaufwand beliebig ansteigen kann und selbst das gutwilligste System zum Stillstand zwingen kann.

Eine Alternative für diesen gruppendynamisch wie finanziell aufwendigen Weg bietet ein Qualitätsanalyseprogramm, das Online abgewickelt wird: QuIDS. Das Kürzel steht für “Qualität in der Schule”. Dieser Dienst wird derzeit für eine Übergangszeit von einem Jahr für Schulen kostenlos angeboten (Später soll pro ausgewertetem Fragebogen ein eher symbolischer Preis von einigen Cent erhoben werden).

Die Offerte vereinigt einige beachtliche Vorteile in sich. Neben die Kostenersparnis tritt eine nicht unbeachtliche Zeitersparnis. Da es sich um einen Online-Dienst handelt, der im weiteren noch genau beschrieben wird, versteht es sich von selbst, dass alle Aktivitäten “just in time” abgewickelt werden. Beispielsweise wird ein Fragebogen, der eben ausgefüllt wurde, ohne Zeitverzug im nächsten Augenblick ausgewertet. Ergebnisse werden also immer sofort auf dem Bildschirm präsentiert und bei Bedarf an einen Drucker oder einen Ablageordner weitergeleitet. Weiterhin sind die bereitgehaltenen Materialien immer auf einem aktuellen Stand. Niemand braucht sich zum EFQM- oder ISO-Spezialisten – also zu Fachleuten für Qualitätsmanagement - ausbilden lassen. Die Analyseinstrumente sind bereits auf Schulen angepasst und entsprechen der neuesten Norm. Hierdurch ist es möglich, sich an früheren Ergebnissen selbst zu messen und den Fortschritt der Bemühungen zu dokumentieren. Falls es gewünscht wird, ist ohne zusätzlichen Aufwand auch ein Seitenblick auf vergleichbare Partnerschulen gestattet. Der entscheidende Vorteil dieses Systems liegt aber darin, dass eine einigermaßen objektive Darstellung vom Erscheinungsbild der Schule gezeichnet wird. In dieses Bild fließen nämlich die Sichtweisen nahezu aller Beteiligter ein. Nicht nur die Schulleitung, das Lehrerkollegium und die Schüler werden um ihre Mitwirkung gebeten, sondern darüber hinaus kommen auch die Beiträge von Eltern, Schulpartnern, Betrieben und dem kulturellen Umfeld zu Geltung; und dies, versteht sich, anonym.

Wie wird Qualität gemessen?

Qualität bezieht sich auf die Dienstleistung der Schule. Sie nimmt die Erreichung der in der Schule selbst definierten Qualitätskriterien beim Wort. Solche Kriterien erwachsen aus einem vorsichtigen Blick über den Zaun. Sie erwachsen aus eigenen Visionen und aus den örtlichen und personellen Gegebenheiten. Umgangssprachlich: Qualität ist, wenn Lehrer, Schüler, Eltern, betriebliche Partner und die Heimatgemeinde diese ihre Schule nicht missen wollen.

Ein solcher Qualitätsvergleich - neudeutsch: Benchmark - ist eine hoch voraussetzungsreiche Unternehmung:

Woher kommt das Fachwissen bei der Erstellung aussagekräftiger Fragebögen?

Wie bewerkstellige ich die notwendige Zustimmung zu einer Umfrageaktion?

Wer führt die Umfrageaktion technisch durch?

Wie steht es um die Sicherheit der erhobenen Daten?

Wer bringt die nötige Kenntnis zur effektiven Auswertung mit?

Wer interpretiert die Ergebnisse und leitet Veränderungsmaßnahmen ein?

Wer sorgt für die permanente Umsetzung der Veränderungskriterien? und schließlich:

Wer sorgt für eine oder mehrere begleitende Nachfolgeuntersuchungen?

Wer in sich die Lust verspürt, “das Rad neu zu erfinden”, entdeckt hier vor sich ein reiches Betätigungsfeld. Wer besseres zu tun hat, kann die meisten Verfahrens-Fragen durch “Quids” beantwortet finden. Es sei versichert, dass das Thema “Verbesserung der Qualität” darüber hinaus noch vielfältige Herausforderungen bietet.

Was verbirgt sich hinter Quids?

Quids ist zunächst eine Adresse im Internet: www.quids.de (Abb. 0). Diese Adresse bietet ein Angebot, das Informationen zur Qualitätsentwicklung in der Schule bereithält. Daneben stehen die neuesten Qualitätsfragebogen zur Verfügung, die auf  Wunsch auf den besonderen Typ der Schule zugeschnitten werden. Verständlich, dass ein solches Angebot von zeitraubenden Vorbereitungen und Routinearbeiten entlastet. Insbesondere regelmäßige Überprüfungen, Umfragen und Statusabfragen, die bisher stets auf Papierfragebögen ausgeführt werden mussten, lassen sich jetzt sehr effizient online über das Internet durchführen. Im Fachjargon heißt dies “ASP”, Application Service Providing, man nutzt Programme, die auf einem anderen Rechner ablaufen.

[Bild der Website]

Selbstverständlich geht das genauso schnell wie auf dem eigenen PC. Die erhobenen Daten werden schnellstmöglich automatisch ausgewertet, damit die Schule die Ergebnisse gleich nach Abschluss einer Umfrage in die Hände bekommt und damit arbeiten kann!

Dies passiert über das Internet. Alle Daten werden über einen Webbrowser am PC oder über ein WAP-Handy eingegeben. Die Daten werden gesichert übertragen und sie werden verschlüsselt - unzugänglich für Dritte - gespeichert, bis sie benötigt werden. Vor jeder Auswertung werden alle eingegebenen Daten anonymisiert.

[Bilder Schema des Zuganges]

Wie wird das Verfahren gesteuert?

Im Internet wird die Einstiegsseite www.QuIDS.de angewählt. Dort erfolgt die Anmeldung mit der Eingabe von “Username “(Name der Befragung) und Passwort (persönliche Kennung für den Zugang). Der Zugang kann auch von der eigenen Schulwebsite erreicht werden. Die Zugangsdaten werden vom QuIDS-System automatisch erstellt und man erhält sie in einem verschlossenen Umschlag oder per eMail. Die eMail-Übertragung kann auf Wunsch verschlüsselt erfolgen. Mit Eingabe dieses Zugangsinformation wird die individuelle Quids-Sitzung gestartet.

Nach dieser Eingabe erscheint automatisch eine Übersichtsseite, die sowohl Erklärungen zur aktuellen Umfrage wie auch die Inhaltsübersicht zum elektronischen Fragebogens anbietet (Abb. 3). Hier erkennt man auch den Status der Beantwortung: rot = unbearbeitet, grün = fertig. Diese Struktur wurde gewählt, damit alles übersichtlich bleibt. In der Abbildung sind 3 Zeilen zu sehen, jede Zeile steht für ein Fragebogenkapitel, von denen jedes eine kleine Fragensammlung enthält.

[Abbildung 3]

Jetzt wird durch Anklicken mit der Maus ein noch nicht bearbeitetes Fragenkapitel ausgewählt und angezeigt. Das Beispiel (Abb. 4) zeigt einen Fragebogen mit Erläuterungen und 4 „Fragen“ oder besser 4 Aussagen, die bewertet werden sollen. Als Maßzahl für die Zustimmung sind hier Schulnoten von 1 - „ich stimme voll und ganz zu“ – bis 5 - „ich stimme gar nicht zu“ - gewählt worden. Bewertet wird durch Anklicken der Felder auf der rechten Seite der Abbildung. Wenn die Bearbeitung unterbrochen werden muss: mit „Logout“ wird die Verbindung getrennt. Wenn der Fragebogen komplett beantwortet ist, wird der Befehl „endgültig abspeichern“ angeklickt, alles ist erledigt und die persönlichen Antworten werden zur anonymen Auswertung freigegeben.

[Abbildung 4]

Wie gelangt ein individuell auf die Schule zugeschnittener Fragebogen ins Internet?

Alle Fragebögen basieren auf Vereinbarungen, die von den am Qualitätsmanagement Beteiligten getroffen wurden. Qualität ist eine relative Größe. Im allgemein anerkannten Verständnis des Qualitätsmanagements ist Qualität das, was als Qualität definiert, also vorher festgelegt wurde. Daher können auch die Fragebögen an den verschiedenen Schulen unterschiedlich sein.

Die Fragen und Aussagen sowie – und das ist besonders wichtig – die Vorgaben für die Auswertung werden daher von einem von der Schule erwählten „Verwalter“ in eine Tabelle eingegeben. Die QuIDS-Software macht daraus Fragebögen, regelt die Zugänge und führt die statistische Auswertung durch. Der Verwalter benötigt keinerlei Vorkenntnisse, die über die herkömmliche Benutzung eines PC hinausgehen.

Wie wird ausgewertet?

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass der Prozess der Auswertung die leidigste Aufgabe der Qualitätsentwicklung darstellt. Wenn nicht gerade ein Mathematiklehrer mit Statistikvorlieben sich freiwillig zur Verfügung stellte, blieb die Auswertung der Papierfragebögen an den Eltern hängen. Die nervenstrapazierende Beschäftigung mehrerer Nachmittage bestand dann in: “Erbsen zählen und sortieren”! Ganz zu schweigen von der Aufbereitung der Zahlen in Tabellen und Grafiken.

[Abbildung 5]

Die Abbildung (Abb. 5) zeigt zwei typische Darstellungen für die Ausgabe der Ergebnisse in Quids: ein „Spinnendiagramm“ und das wohlbekannte Balkendiagramm. Spinnennetze erlauben sehr gut und übersichtlich Vergleiche. Mit Balken lassen sich prozentuale Angaben sehr übersichtlich darstellen. Zur Weiterverwendung stehen auch die errechneten Zahlenwerte selbst zur Verfügung, sie sind in jedem beliebigen Datenformat abspeicherbar. Anschließend können sie je nach individuellem Bedarf für die “Feinst”-Analyse weiterverwendet werden.

Die Internet-Seiten bei www.QuIDS.de zeigen mehr zum Thema, insbesondere zur sogenannten Administration (Verwaltung). Die Seiten leiten auch zu anderen Online-Umfragen, die frei getestet werden können. Die Abbildungen in diesem Artikel sind z. B. der Internetseite „teamcheck24.de“ entnommen (www.teamcheck24.de), auf der sich Teams von Lehrern oder Schülern selbst testen können. Dies zeigt, dass die hier beschriebene Technik flexibel für alle Fragebögen genutzt werden kann, selbstverständlich auch für Fragebögen der eigenen Schule, gegebenenfalls auch für den Fragebogen des aktuellen Schulberaters.

Das Angebot des Qualitätsmanagement online in der Schule verfügt auch über ein Qualitätsforum mit einer täglich wachsenden Materialsammlung. Dieses Forum soll den Informationsaustausch von Schulen untereinander und auch zwischen den Beratern der Schulen verbessern. So können sich beispielsweise Schüler, Lehrer, Eltern, Schulpartner und potentielle Sponsoren schnell und effizient informieren. Und schließlich, wenn doch mal etwas unklar sein sollte, können hier die eigenen Fragebögen mit denen anderer Schulen abgestimmt und nützliche Tipps ausgetauscht werden.

Als Resümee lässt sich festhalten: Das beschriebene Online-Verfahren “Quids” ist für Leute, die über Grundkenntnisse des Zugangs zum Internet verfügen, ein Leichtes. Es sind keinerlei Vorkenntnisse in Programmierung oder Statistik erforderlich. Alle notwendigen Aktionen sind menügeführt und durch Mausklick zu erledigen. Die wichtigen Funktionen sind darüber hinaus mit Hilfetexten versehen. An einigen wenigen Stellen ist den Verfassern des Programms anzumerken, dass sie sich in der EDV-Welt all zu heimisch fühlen. Ein “Logout” zum Beispiel könnte auch mit “Verbindung trennen” übersetzt werden. Bestechend ist die schnelle und elegante Darstellung der Auswertungsergebnisse. Überraschend die unbürokratische und kenntnisreiche Unterstützung der Herstellerfirma “JSmoin Softnet AG” in Hamburg. Auf telefonische Anfrage wurde offenbar, dass wir uns in bester Gesellschaft mit ebenfalls leidgeprüften Schüler-Eltern befanden, die ihre Software-Entwicklung auch aus einem gewissen Idealismus heraus betreiben und denen man einen Spaß an praktischen Lösungen anmerkte. Ein von uns ausgearbeiteter individuell gestalteter Fragebogen war innerhalb von zwei Stunden online verfügbar und von jedem Haushalt unserer Schulgemeinde aus  bedienbar. Leichter geht es wohl kaum mehr, nur die Umsetzung der Ergebnisse im kontinuierlichen Qualitätsentwicklungsprozess in der Schule kann uns wohl leider kein EDV-Programm der Erde abnehmen. Dies bleibt - zum Glück - sozialgestaltende menschliche Arbeit im besten Sinne.

Weitere Informationen insbesondere zu Zugang und technischen Detailfragen:

JSmoin Softnet AG , Lübecker Str. 128 , 22087 Hamburg , www.jsmoin.com

Autorinnen (hier liegen alle Rechte der Veröffentlichung)

Sabine Schöppe , Metropolregion Hamburg

Beatrix Jacobsen , Metropolregion Hamburg

Artikel veröffentlicht in "schul-management" im Dezember 2002.

Die JSmoin Softnet AG ist verantwortlich, siehe www.jsmoin.de/impressum.html